El documento soporte de pago de nómina electrónica constituye un requisito para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA.
Este nuevo documento ha generado diversas dudas sobre su tratamiento; aquí aclaramos varias dudas importantes.
Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta, e impuestos descontables en la declaración de IVA, según sea el caso; y se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla.
Debido a la importancia de este documento, se han generado diversas dudas respecto a su tratamiento en casos especiales como es la liquidación de vacaciones o la liquidación definitiva de un trabajador, la periodicidad de su transmisión y su obligatoriedad.
Para aclarar lo anterior, el 17 de febrero de 2022 la Dian expidió el Concepto 213, mediante el cual dio respuesta a ciertos interrogantes relacionados con este tema, entre los que resaltamos:
- Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones
Para incluir el concepto de vacaciones en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, inicialmente debe tenerse en cuenta el artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021, según el cual el documento soporte se origina a razón de pagos o abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, que para efectos del impuesto de renta debe entenderse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario –ET–:
Artículo 21-1. Para la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, en el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, los sujetos pasivos de este impuesto obligados a llevar contabilidad aplicarán los sistemas de reconocimientos y medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia, cuando la ley tributaria remita expresamente a ellas y en los casos en que esta no regule la materia. En todo caso, la ley tributaria puede disponer de forma expresa un tratamiento diferente, de conformidad con el artículo 4o de la Ley 1314 de 2009.
(El subrayado es nuestro).
Sumado a lo anterior, debe considerarse que las deducciones en las que incurran las sociedades que llevan contabilidad por el sistema de causación se entienden realizadas en el año o período en el que se causen, aun cuando no se hayan pagado.
Por tanto, el pago por concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución del empleador al trabajador y que se desprenda de una relación laboral o legal y reglamentaria deberá incluirse en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica para cada trabajador y de acuerdo con el momento del pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero.
- Generación de la nómina electrónica en el pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador
La liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que pague o abone en cuenta el empleador a los trabajadores debe incluirse en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o impuesto descontable. Por ende, los valores de dicha liquidación deberán incluirse en el documento soporte correspondiente al mes dentro del cual se realizó el pago o abono en cuenta de dichos conceptos originados por el retiro del trabajador.
- Periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste
Respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte y sus notas de ajuste para su validación, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021:
Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica. Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.
(El subrayado es nuestro).
Así, la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.
Es importante no perder de vista que, dado que la norma no aclara la calidad de los días para la transmisión, deben entenderse como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913 (ver nuestro editorial Dian amplía plazo para transmitir documentos soporte de pago de nómina electrónica).
“la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta”
- Plazo para transmitir las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
En el caso de la transmisión de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe considerar que estas se definen en el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021 como documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes a la nómina electrónica por errores aritméticos o de contenidos.
Ahora bien, considerando que el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021 dispuso que “la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago”, sin distinguir la transmisión para cada uno de los documentos y, específicamente, sin que se pueda cumplir con la finalidad de las notas de ajuste, la Dian aclara que, al tratarse de la posibilidad de corregir un error aritmético o de contenido, dichas correcciones pueden realizarse con posterioridad al mes del cual corresponde el pago o abono en cuenta.
Lo anterior, dado que, de lo contrario, no se cumpliría la finalidad de las notas de ajuste: realizar correcciones una vez validado el documento soporte de pago de nómina electrónica previamente transmitido a la Dian.
Por tanto, la limitación temporal que se impone al empleador obligado a transmitir la nómina electrónica para la validación del documento soporte dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para sus notas de ajuste.
Así, deberá atenderse lo explicado por la Dian en el Oficio 914809 de 2021, en el cual se planteó que, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que permiten realizar correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez el sujeto obligado conozca el error, deberá dentro de los 10 primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente.
“una vez el sujeto obligado conozca el error, deberá dentro de los 10 primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”
- Obligatoriedad de la nómina electrónica
La obligatoriedad de este documento soporte aplica para cada sujeto obligado en los términos del calendario de implementación previsto en el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021, modificado por las resoluciones 000037 y 000063 de 2021, y el plazo especial dispuesto en las resoluciones 000151 de 2021 y 000028 de 2022.
En los documentos soporte en mención, los valores por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como prestaciones sociales, entre otros, deberán incluirse por el total reconocido (por el pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero) en el período gravable que se pretende imputar.
Lo anterior, toda vez que la finalidad de la nómina electrónica es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA de los pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a pensionados a cargo del empleador.
- Ten en cuenta que…
Al momento de presentar la declaración de renta, el contribuyente deberá contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en dicha declaración, los que, a su vez, deben ser congruentes para soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan declarar.
Dichos soportes deberán conservarse por un período mínimo de 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo, tal como lo establece el artículo 632 del ET. Es el mismo período durante el cual deberá conservarse el documento soporte de pago de nómina electrónica, tal como lo señala el artículo 23 de la Resolución 000013 de 2021:
Artículo 23. Conservación. Los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
Información tomada de Actualícese.